Les commandes – le fonctionnement

11 juin 2017

La fin de l’année scolaire arrive et le budget de l’école est enfin là, c’est le moment tant attendu des commandes !

Nous essaierons très prochainement de vous proposer une liste de ce qui nous semble indispensable en matériel pour débuter par cycle.

Mais tout d’abord deux points qui nous paraissent importants à préciser, suite à des questions qui nous ont été posées.

    1. Comment fonctionne le choix des fournisseurs par les communes ? Pourquoi certaines communes laissent libre choix de fournisseurs et d’autres obligent à ne commander que chez un nombre très réduit ?

Selon l’école et la commune où vous serez amené à travailler, le fonctionnement des commandes pourra varier.

Pour simplifier, il existe trois modes de fonctionnement (j’en ai regroupé deux dans le deuxième cas) qui dépendent tout simplement de la taille de la commune et donc du nombre d’écoles qu’elle gère et du budget qu’elle alloue aux dépenses de fournitures scolaires.

  • Premier cas : vous êtes dans une commune qui a un budget de fournitures scolaires inférieur à 25 000 € HT. Elle n’a aucune obligation particulière et peut négocier librement sans publicité ni mise en concurrence. Vous devriez donc être libre de commander où vous le souhaitez tant que le fournisseur accepte les mandats administratifs.
  • Deuxième cas : vous êtes dans une commune qui a un budget supérieur à 25 000 € HT. Elle a alors des obligations qui vont se répercuter sur vos commandes ! Elle doit tout d’abord en faire la publicité de manière à susciter la plus large concurrence et suivre une procédure adaptée (qu’elle choisit librement) impliquant notamment la signature d’un contrat. A partir de 135 000 € HT, elle est obligée de recourir à une procédure formalisée (et non plus librement adaptée), à savoir l’appel d’offres (il existe d’autres procédures mais c’est la plus courante). Vous vous retrouvez alors obligés de commander chez les fournisseurs qu’elle a acceptés dans les conditions définies entre eux (avec pour l’appel d’offres le risque d’avoir très peu de fournisseurs proposés…).

Ceci étant expliqué et même s’il semble du coup beaucoup plus intéressant d’être dans une petite commune, cela ne l’est pas forcément car qui dit petite commune signifie hélas parfois tout petit budget. Il reste cependant très compliqué, si on veut varier notre pédagogie, d’acquérir du matériel spécifique lorsque le choix des fournisseurs est restreint. Un peu d’espoir malgré tout : les « gros » fournisseurs commencent à intégrer ce matériel spécifique et parmi eux certains pourraient même être sensibles dans un futur proche aux demandes directes des enseignants (ICI) !

    2. Suis-je libre de commander le matériel que je souhaite ou dois-je rendre des comptes à mon/ma directeur/trice ?

En vertu du principe de liberté pédagogique, vous êtes libres de choisir le matériel que vous souhaitez commander pour votre classe. Légalement, le directeur « répartit les moyens d’enseignement »,  ce qui pourrait être interprété comme on veut finalement (Texte de loi ICI)…

Cependant, sur le site d’eduscol, dans le récapitulatif chronologique des missions des directeurs proposé (dont vous trouverez un .pdf  à télécharger ICI), il est explicitement indiqué que les directeurs répartissent les crédits à partir de mars-avril puis transmettent à la mairie les commandes qu’ils auront centralisées. Ce sont donc bien les enseignants qui décident de leurs propres commandes.

Le maire a malgré tout un droit de regard dans la mesure où il est tenu par la loi « de faire une bonne utilisation des deniers publics ».

Pour exemple, dans mon école, j’indique à mes collègues la somme qui leur est allouée, elles font leurs​ commandes​ sur papier chez le fournisseur qu’elles souhaitent (chez nous, la commune étant petite et n’ayant qu’une école, c’est la mairie qui décide des fournisseurs qu’elle autorise, la règle à suivre étant très simple : il suffit qu’ils puissent payer en mandat administratif).

Je réunis tous les bons de commande ou devis et les fais passer à la Mairie qui se charge de les valider et les envoyer aux fournisseurs.

Je n’ai pas de regard sur ce que mes collègues commandent (juste une année j’avais pris l’habitude de vérifier qu’il n’y ait pas d’abus… Une​ collègue avait tendance à commander un peu plus pour chez elle…) puisque pour moi cela rentre dans leur liberté pédagogique.

Lorsque les commandes arrivent, je les réceptionne et les vérifie moi-même (plus pour un côté administratif je vérifie que tout est bien arrivé et fais les démarches s’il y a des manquants).

Je note au fur et à mesure de l’envoi des bons de commande et de la réception des commandes les sommes dépensées par chacun dans un tableau Excel afin de suivre les dépenses et pouvoir comparer avec le point financier que la mairie m’envoie régulièrement.

Je vous le propose en téléchargement si cela vous intéresse, ICI.

Enfin, vous pouvez aussi vous appuyer si leur  fonctionnement le permet sur les associations de parents, qui participent aux sorties scolaires et événements, dans le cadre d’un équipement exceptionnel de classe ou même pour des petites commandes.  Ou bien monter une coopérative scolaire pour l’achat de petit matériel dans l’année.

J’espère que cette explication un peu longue vous sera utile.

A très bientôt !

Ci-dessous les différents liens où j’ai trouvé les réponses concernant  le fonctionnement des marchés publics (qui sont les contrats passés entre un organisme public – ici nos mairies – et un fournisseur pour des achats de fournitures, de services, de travaux) :
Les procédures des marchés publics
Les seuils de procédure et les seuils de publicité des marchés publics
Les documents mis à la disposition des candidats à un marché public

 

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